Время и продуктивность: как всё успевать без спешки

Тайм-менеджмент — умение выбирать, чем заниматься, а от чего отказаться. Управлять часами нельзя: у всех одни и те же двадцать четыре часа в сутки. Управлять можно собой — своими делами и выбором.

Начни с ясности: реши, чего ты хочешь, потому что без цели невозможно отличить нужное от ненужного. Потом запиши все дела, отдели важное от срочного и возьмись за самое ценное. Подробно о каждом шаге — в статье о тайм-менеджменте.

Срочное требует внимания прямо сейчас, давит и заставляет реагировать. Важное связано с результатами: с твоими целями и ценностями. Если сочетать оба признака, получится четыре вида дел:

• срочное и важное — кризисы и горящие проблемы;
• важное, но не срочное — планирование, учёба, отношения, подготовка;
• срочное, но не важное — чужие звонки и просьбы;
• ни срочное, ни важное — пустое чтение новостей и слишком долгие перерывы.

Больше всего пользы дают важные несрочные дела: за них редко берутся, потому что они не горят. Время для них появляется, когда ты отказываешься от дел двух последних видов.

Около 80 процентов ценности списка дел содержится в 20 процентах пунктов: из десяти дел два значат больше остальных восьми. Найди эти дела и начинай с них.

Беда в том, что самое ценное дело чаще всего оказывается тем, которое ты откладываешь дольше всего. Если сначала разбираться с мелочами, они будут накапливаться, и к вечеру большое дело так и останется ждать.

Главное слово при оценке дела — последствия. Спроси себя: что изменится, если я это сделаю, и что случится, если не сделаю? Чем серьёзнее последствия, тем важнее дело.

Помогает метод АБВГД: напротив каждого дела в списке поставь букву. А — сделать обязательно, Б — следует сделать, В — приятно, но без последствий, Г — передать другому, Д — убрать. Не берись за Б, пока остаются невыполненные А.

Планируй заранее. Начинай неделю с планирования, лучше в воскресенье, а дела на следующий день записывай накануне вечером. Большую задачу разбей на этапы и расставь их по важности и порядку.

Что делать, если день расписан под завязку?

Чтобы начать что-то новое, откажись от чего-то старого. Посмотри, какие дела ты делаешь по привычке, хотя они давно потеряли смысл, и убери их полностью или частично. Так в графике появится место для более ценной работы.

Как научиться говорить «нет»?

Отказывай мягко: поблагодари за предложение, скажи, что тебе приятно, и объясни, что участвовать не сможешь. Делай это учтиво и без долгих оправданий. Проще отказывать, когда у тебя есть собственное большое «да» — ясное представление о главных приоритетах.

Почему не получается всё успевать?

Чаще всего время уходит на срочное, которое кричит громче важного, и на промежутки: дорогу, очереди, ожидание. Посчитай, сколько часов уходит на работу, сон и дорогу, и распиши, как проходят остальные. Это первый честный шаг к своему времени.